Достаточно часто возникает необходимость в предоставлении письма-гарантии для получения юр. адреса:

• с целью внесения компании в госреестр;
• из соображений безопасности для проверки на добросовестность контрагентов и предоставленных ими сведений;
• для уверенности компании в том, что она будет избрана в качестве арендатора;
• для оформления сделок с бизнес-партнерами и пр.

Примечательно, что ФНС имеет право на проверку подлинности предоставленных организациями сведений, обозначенных в обязательствах.

Составителем данного письма-гарантии может выступить владелец того или иного объекта, который одобряет процедуру аренды помещения заинтересованной организации. Арендодателем становится юр лицо или физлицо, так как в законе это чётко не прописано, и существенных различий в оформлении писем в том или ином случае нет.

Информационное наполнение гарантийного письма

Составляется на листе формата А4, стиль написания — официально-деловой. 
Обязательно указание следующих пунктов:

• обозначение преемника — устанавливается структурно-правовой моделью потенциальной компании (к примеру, если речь идет о некоммерческой структуре, документацию нужно предоставить в региональный департамент Минюста. Остальные случаи предполагают в качестве получателя одну из инспекций НС);
• если арендодатель — физическое лицо, то нужно указать его паспортные данные, а если юр лицо — реквизиты. Если совладельцев несколько, то письмо предоставляется всеми участниками процесса;
• в письме указывается предполагаемая для регистрации налоговая служба;
• письмо содержит исчерпывающую информацию в деталях о той или иной структурной единице: площадь, точный адрес, который соответствует указанному в документе о праве собственности;
• название компании-держателя должно быть указано в соответствии с ее регламентом и прописыванием данных о ее гендиректоре;
• текст письма-гарантии содержит формулировку согласия на предоставление аренды согласно договору;
• документ подкрепляется подписью директора и печатью (при наличии таковой), ставиться в обязательном порядке дата;
• важно не упустить момент наличия права обладания объектом аренды (копия данного документа прилагается, а реквизиты вносятся непосредственно в письмо).  

Правила оформления регистрационного письма для налоговой

Данный документ составляется в произвольной форме, но для удобства написания есть шаблон, оформленный в официально-деловом стиле с учетом всех пунктов, указанных выше. 

В случае с юр лицом, можно воспользоваться корпоративным бланком, на котором изображен логотип компании-составителя. Письмо содержит шапку, заглавие, далее следует основная часть, а завершает его печать организации и подпись директора. 

В шапке письма значатся реквизиты собственника и его контактные данные для связи с ним налогового органа и проверки достоверности предоставленной информации. Затем четко прописываются данные о НС, в которой планируется регистрация компании.  

После наполнения шапки прописывается название документа по центру и обозначается информация о:

• разрешении на аренду недвижимого имущества;
• параметрах помещения;
• документах, подтверждающих право владения указанным объектом и возможности его беспрепятственной эксплуатации (отсутствие ареста, залога и прочих обременений).

Далее следует подпись собственника, дата подписания документа, а копия документа на право обладания помещением прилагается к письму. 

Варианты передачи письма в налоговую службу

Входит в общий пакет документации, предоставляемый в процессе регистрации организации. Местом подачи выступает территориальный налоговый орган, соответствующий адресу регистрации фирмы.  

Передать письмо-гарантию можно следующим образом:

1. Лично принести в ФНС.
2. Направить почтой как ценное письмо (опись вложения предусматривается).
3. Посредством услуг курьера.
4. При наличии ЭЦП на электронную почту.
5. Через доверенное лицо при условии, что имеется нотариально заверенная доверенность.  

Случаи регистрации организации на адрес проживания учредителя 

Если род деятельности компании не предполагает наличия производственных мощностей и не отягощается необходимостью получения лицензии. Тогда в качестве регистрации можно указать домашний адрес, то есть объект жилого фонда, который не предполагает написание гарантийного письма. В данном случае понадобиться только получить согласие совладельцев в письменном виде с учетом мнения тех, кто не достиг возраста 18 лет (интересы таковых представляют родители или законные представители).